Уповноважена особа: хто це і які її повноваження

Уповноважена особа: хто це і чому про неї запитують

Уповноважена особа — це конкретний працівник підприємства, установи чи організації, якого керівник офіційно наділив правом виступати від імені юридичної особи. На практиці це означає, що саме ця людина підписує договори, подає звітність, представляє інтереси в суді, спілкується з податковою чи митницею, а також реєструє господарські операції. Термін «уповноважена особа» вживається в багатьох законах і нормативних актах, але в кожному випадку він набуває трохи іншого значення: одна роль у сфері публічних закупівель, інша — у податкових правовідносинах, третя — в антикорупційному законодавстві. Саме тому одне й те саме слово може описувати як бухгалтера невеликого ФОП, так і директора державного підприємства.

Для українського бізнесу 2026 року поняття стало ще практичнішим. Після оновлень до Закону «Про публічні закупівлі» та змін у податковому законодавстві перелік функцій уповноваженої особи помітно розширився. Тепер це не просто «той, хто підписує папери», а людина, яка несе персональну відповідальність за дотримання строків, повноту даних і правильність оформлення документів. Помилка або недбалість уповноваженої особи може коштувати компанії штрафу, блокування реєстрації податкових накладних або навіть кримінального провадження.

Нижче розберемо, де в законодавстві зустрічається це поняття, чим відрізняються ролі в різних сферах і як правильно оформити повноваження, щоб уникнути типових ризиків.

Де в українському законодавстві працює поняття «уповноважена особа»

Найчастіше термін «уповноважена особа» зустрічається в чотирьох великих блоках: публічні закупівлі, податки, антикорупційне законодавство та цивільно-правові відносини. Кожен із них має свої нюанси.

Сфера	Що робить уповноважена особа	На що поширюється відповідальність
Публічні закупівлі (Закон № 922-VIII)	Планує закупівлі, готує тендерну документацію, приймає рішення про результати торгів	Адміністративна за порушення, дисциплінарна за недбалість
Податки та митниця (ПКУ, МКУ)	Підписує податкові декларації, реєструє ПН/РК, подає митні декларації	Фінансова (штрафи 10–25 % від суми), у виняткових випадках — кримінальна
Антикорупційне законодавство (Закон «Про запобігання корупції»)	Реалізує антикорупційні програми, контролює дотримання обмежень	Адміністративна та кримінальна за корупційні правопорушення
Цивільні правовідносини (ЦКУ, ГКУ)	Підписує договори, представляє інтереси в судах і державних органах	Цивільно-правова, у випадку перевищення повноважень

У кожному з цих випадків правовий статус оформляється по-різному. Для податкових відносин ключовими є дані в Єдиному державному реєстрі та реєстраційних документах платника. У сфері закупівель — наказ керівника і профіль на майданчику ProZorro. У цивільних правовідносинах — довіреність, статут або контракт.

Типова помилка малого бізнесу — ігнорувати письмове оформлення повноважень. На папері все «і так зрозуміло», але під час перевірки або спору податкова чи суд запитують: «Підстава для підпису?». Якщо підстави немає, документ вважається нікчемним, а підписант ризикує бути притягнутим до відповідальності особисто.

Повноваження уповноваженої особи в публічних закупівлях

У сфері публічних закупівель уповноважена особа — це працівник замовника, відповідальний за проведення тендерів. З 2022 року замовники зобов’язані призначати таких осіб наказом, а з 2024 року — ще й реєструвати їх в електронній системі закупівель. Це не формальність: від імені замовника в ProZorro діє саме уповноважена особа.

Серед основних функцій:

формування річного плану закупівель і внесення змін до нього;
підготовка тендерної документації та проєктів договорів;
оприлюднення оголошень, відповідей на запитання, повідомлень про намір укласти договір;
прийняття рішень щодо кваліфікації переможця, відхилення учасників, скасування процедур;
ведення реєстру договорів і контроль за їх виконанням.

Помилка уповноваженої особи на будь-якому з цих етапів тягне адміністративний штраф від 17 000 до 51 000 грн за статтею 164-14 КУпАП, а в разі систематичних порушень — дискредитацію замовника і втрату права проводити спрощені закупівлі. На практиці найчастіше штрафують за:

оприлюднення договору пізніше встановленого строку (10 днів);
неправильне визначення очікуваної вартості;
відхилення учасників з підстав, яких немає в законі.

Уповноважена особа в податкових відносинах

У податковому праві уповноваженою вважається особа, яка підписує податкову звітність, реєструє податкові накладні та розрахунки коригування, подає заяви до податкових органів. Це може бути директор, головний бухгалтер або інший працівник на підставі довіреності та наказу. Платник ПДВ має зазначати дані уповноваженої особи в реєстраційній заяві та повідомляти про зміни протягом 10 робочих днів.

Практичний ризик — блокування реєстрації податкових накладних через підозру в «нереальності господарської операції». Податкова в першу чергу дивиться саме на підписанта: чи є в нього відповідні повноваження, чи вчасно він подав документи, чи співпадає його підпис із заявленими зразками. Якщо підпис не збігається, реєстрація зупиняється, і компанія фактично втрачає податковий кредит на 2–3 місяці, поки триває розгляд.

Саме тому відповідальна уповноважена особа в податковій сфері повинна:

мати актуальну кваліфікований електронний підпис (КЕП);
перевіряти реквізити контрагентів перед реєстрацією ПН;
зберігати підтверджуючі документи (акти, рахунки, видаткові накладні) не менше 1095 днів;
вчасно реагувати на повідомлення ДПС про відмову в реєстрації.

Антикорупційне значення: уповноважена особа з реалізації антикорупційної програми

У юридичних особах, на які поширюється дія Закону «Про запобігання корупції», обов’язково призначається уповноважена особа (або підрозділ) з реалізації антикорупційної програми. Це стосується державних і комунальних підприємств, банків, страхових компаній, а також приватних компаній, що беруть участь у публічних закупівлях на суми понад 20 млн грн. Коло обов’язків такої уповноваженої особи чітко прописаний у статті 64 Закону.

Вона контролює дотримання антикорупційного законодавства, перевіряє конфлікти інтересів, організовує навчання працівників, реагує на повідомлення про корупцію. У разі виявлення порушення саме уповноважена особа готує висновок, який може стати підставою для звільнення керівника чи притягнення до кримінальної відповідальності. За даними НАЗК, у 2025 році саме за результатами роботи уповноважених осіб було складено понад 4 200 протоколів про корупційні правопорушення, з яких 11 % стосувалися приватного сектору.

Хороша практика — коли уповноважена особа з антикорупційної програми має пряму лінію підпорядкування до керівника юридичної особи, а не до фінансового директора чи головного бухгалтера. Інакше виникає конфлікт інтересів, який сам по собі є порушенням.

Як оформити повноваження: покроковий план

Щоб уникнути юридичних ризиків, оформлення уповноваженої особи краще робити письмово, навіть якщо формально закон цього не вимагає. Документальна база допоможе і в судовому спорі, і під час перевірки.

Крок	Що зробити	Термін
1. Підготувати наказ	Видати наказ про призначення уповноваженої особи з чітким переліком повноважень	До початку виконання обов’язків
2. Оформити довіреність	Для дій у цивільних правовідносинах — нотаріальна або проста письмова довіреність	Одночасно з наказом
3. Оновити КЕП	Переоформити кваліфікований електронний підпис на нового підписанта	Протягом 1–3 робочих днів
4. Подати заяву до ДПС	Повідомити податкову про зміну підписанта за формою № 1-ОПП або через Е-кабінет	10 робочих днів
5. Оновити дані в ProZorro	Замовник вносить зміни до профілю уповноваженої особи в електронній системі	До проведення першої закупівлі
6. Ознайомити працівника	Під підпис повідомити про відповідальність, обов’язки та межі повноважень	У перший робочий день
7. Зберігати копії	Архівувати оригінали наказів, довіреностей, заяв протягом усього строку повноважень + 3 роки	Постійно

Крок 1 (наказ і повноваження). У тексті наказу перерахуйте конкретні дії, на які має право підписант: підписання договорів до певної суми, реєстрація ПН, участь у тендерних комітетах. Чим вужчий перелік, тим легше контролювати ризики.

Крок 2 (довіреність). Для судових спорів і взаємодії з контрагентами знадобиться окрема довіреність. У ній обов’язково вказується строк дії, обсяг повноважень і право передоручення (якщо потрібно). Нотаріальне посвідчення потрібне не у всіх випадках, але для представництва в суді воно обов’язкове.

Крок 3 (КЕП). Електронний підпис має належати саме тій особі, яка підписує документи. Користуватися чужим КЕП — одне з найпоширеніших порушень, за яке ДПС блокує реєстрацію податкових накладних і зупиняє податкові накладні в Єдиному реєстрі.

Крок 4 (подання заяви). Повідомлення податкової — не формальність, а обов’язок платника. Якщо податкова виявить розбіжності між даними в реєстрі та фактичним підписантом, наслідки можуть бути серйозними: від штрафу 340 грн за неподання відомостей до повної зупинки реєстрації ПН.

Крок 5 (оновлення ProZorro). У сфері публічних закупівель без реєстрації в системі уповноважена особа не зможе створити навіть річний план. Це перше, що перевіряє Держаудитслужба під час моніторингу.

Крок 6 (ознайомлення). Уповноважена особа має чітко розуміти межі своїх повноважень. Інакше будь-яка дія «з перевищенням» може бути оскаржена контрагентом або визнана недійсною судом.

Крок 7 (архів). Зберігати оригінали документів потрібно мінімум протягом строку позовної давності (3 роки) плюс фактичний строк повноважень. На практиці архівують 5–7 років — це допомагає у спорі з податковою, яка може перевіряти період до 1095 днів.

Міжнародний підхід: як це працює в ЄС і США

У європейському праві аналогом української уповноваженої особи є Authorized Representative у сфері GDPR. Це фізична або юридична особа, яка представляє компанію-контролера даних у відносинах з регулятором. Ключова вимога — її повноваження мають бути документально підтверджені мандатом (англ. mandate), а сам представник зобов’язаний вести реєстр обробок даних від імені контролера. За порушення GDPR відповідає і контролер, і його представник — аналог нашої спільної відповідальності.

У США схожа конструкція існує в податковому праві — це IRS Authorized Representative (Form 2848). Без підписаної форми IRS не приймає податкову звітність, а представник не може підписувати документи від імені платника. Якщо представник діє без повноважень, штраф накладається на нього особисто, а не на компанію. За даними Internal Revenue Service, у 2024 році було виявлено понад 1 800 випадків подачі звітності неуповноваженими особами, з яких 64 % закінчилися кримінальним переслідуванням.

В Україні підходи поступово гармонізуються з європейськими. Наприклад, у сфері захисту персональних даних (Закон № 2297-VIII) уже зараз передбачено призначення уповноваженої особи з питань захисту даних для державних органів і великих підприємств. Імовірно, що найближчими роками така практика стане обов’язковою і для приватних компаній, що працюють з великими масивами персональних даних.

Типові помилки під час призначення уповноваженої особи

Помилка 1. Призначити одну й ту саму особу головним бухгалтером і уповноваженою особою з антикорупційної програми. Це класичний конфлікт інтересів: бухгалтер не може об’єктивно перевіряти самого себе на дотримання антикорупційних обмежень.

Помилка 2. Видати наказ «заднім числом». Якщо перевірка виявить, що уповноважена особа діяла в період, коли наказ ще не був підписаний, усі її дії можуть бути визнані недійсними. Це особливо критично для тендерних процедур, де строки суворо регламентовані.

Помилка 3. Передоручити повноваження без права передоручення. Якщо в довіреності немає прямого дозволу на передоручення, то особа, якій передали повноваження, діє без правової підстави. Суд визнає договір неукладеним, а підписанта — відповідачем.

Помилка 4. Не повідомити податкову. Платник ПДВ зобов’язаний повідомити ДПС про зміну підписанта протягом 10 робочих днів. Якщо цього не зробити, податкова може вважати податкові накладні непідписаними, а значить — не зареєстрованими. Наслідок: втрата податкового кредиту і штраф.

Помилка 5. Не передбачити заміну на час відпустки. Якщо уповноважена особа йде у відпустку або на лікарняний, а заміна не оформлена наказом, компанія фактично паралізується: ніхто не може підписати договір, подати звітність чи зареєструвати податкову накладну. У сфері закупівель це може призвести до пропуску строку для подання тендерної пропозиції.

Історична довідка: еволюція інституту уповноваженої особи

Поняття «уповноважена особа» існує в українському праві ще з часів Цивільного кодексу УРСР 1963 року. Тоді воно вживалося переважно в контексті представництва за довіреністю і стосувалося вузького кола цивільно-правових відносин. Ширше тлумачення з’явилося в 1990-х роках, коли масова приватизація потребувала чіткого механізму представництва інтересів держави в господарських товариствах.

Справжній «ренесанс» інституту стався у 2010-х роках, коли в Україні почали активно розвиватися публічні закупівлі. Спочатку уповноважена особа в ProZorro сприймалася як технічний адміністратор, але з реформою 2016 року вона набула реальних управлінських повноважень. Сьогодні це одна з ключових фігур у сфері державних фінансів.

Сучасний етап розвитку пов’язаний із діджиталізацією. Запуск сервісу «Е-підприємець», оновлення Е-кабінету платника податків і впровадження СЕАРМ (системи електронного адміністрування реалізації пального) перетворили уповноважену особу на «цифрового представника», від поведінки якого залежить не лише паперова, а й онлайн-репутація компанії. У 2026 році Україна рухається до повного переходу на е-документообіг у сфері публічних фінансів, і роль уповноваженої особи стає ще відчутнішою.

Часті запитання (FAQ)

Хто може бути уповноваженою особою в компанії?

Будь-який дієздатний працівник компанії, якого керівник наділив відповідними повноваженнями наказом або довіреністю. Закон не встановлює вікових або кваліфікаційних обмежень, але на практиці обирають осіб із юридичною чи бухгалтерською освітою, щоб знизити ризик помилок.

Чи може бути уповноваженою особою не директор?

Так, і це досить поширена практика. Наприклад, у сфері публічних закупівель уповноваженою особою призначають тендерного спеціаліста, а в податкових відносинах — головного бухгалтера. Директор у такому разі може виконувати інші управлінські функції, не перевантажуючи себе рутинними процедурами.

Як перевірити, чи є підписант уповноваженою особою?

Потрібно запросити наказ про призначення та довіреність. У податкових відносинах — перевірити дані в Е-кабінеті платника. У сфері закупівель — знайти профіль уповноваженої особи в картці замовника в ProZorro. Якщо документів немає, краще утриматися від підписання договору.

Яка відповідальність уповноваженої особи за помилки?

Залежить від сфери: адміністративний штраф 17 000–51 000 грн у сфері закупівель, фінансовий штраф 10–25 % від суми податкового зобов’язання в податкових правовідносинах, кримінальна відповідальність у разі корупційного правопорушення. Дисциплінарна відповідальність передбачена в КЗпП — догана або звільнення.

Чи можна призначити кількох уповноважених осіб одночасно?

Так. Наприклад, у сфері закупівель у замовника може бути кілька уповноважених осіб для різних категорій закупівель. У податкових відносинах може бути окремо підписант декларацій і окремо — підписант податкових накладних. Кожна особа діє в межах своїх повноважень.

Що робити, якщо уповноважена особа звільнилася?

Не пізніше наступного робочого дня видати наказ про скасування повноважень, відкликати довіреність, повідомити податкову (якщо особа була підписантом звітності) і оновити дані в ProZorro. Якщо цього не зробити, колишній працівник теоретично може підписати документ від імені компанії, і контрагент може вважати його чинним.

Чи потрібно нотаріальне посвідчення довіреності уповноваженої особи?

Залежить від сфери. Для судового представництва — обов’язково. Для податкових і господарських відносин у більшості випадків достатньо простої письмової довіреності, але нотаріальна додає ваги під час спору. У сфері закупівель довіреність зазвичай не потрібна — достатньо наказу.

Як довго зберігати документи про повноваження?

Мінімум 3 роки після закінчення строку повноважень (строк позовної давності). На практиці — 5–7 років, щоб перекрити період, який може перевіряти податкова (1095 днів). Для публічних закупівель орієнтуйтесь на строк зберігання тендерної документації — не менше 3 років після завершення договору.

Чи може уповноважена особа підписувати договори на суму, більшу за встановлену?

Ні, якщо межа повноважень чітко прописана в наказі чи довіреності. Підписання договору понад ліміт — це перевищення повноважень. Такий договір може бути визнаний недійсним у суді, а підписант нестиме відповідальність перед компанією за збитки.

Як відрізняється уповноважена особа від представника за довіреністю?

Представник за довіреністю — це загальне цивільно-правове поняття, яке описує будь-яку особу, що діє від імені іншої. Уповноважена особа — це вужчий термін, який використовується в конкретних законах і має специфічні вимоги до оформлення. На практиці представник за довіреністю часто одночасно є уповноваженою особою, але не завжди.

Уповноважена особа: хто це, повноваження та відповідальність